Акцент-программы для учета | бухучет | заработная плата | программа | бесплатно | финансовый учет | учет для предпринимателя

Архитектура системы

В отличие от многих «программ-конструкторов», в которых пользователь (программист) сам определяет структуру базы данных системы, мы применили совершенно другой подход. База данных Акцента всегда одинаковая. Набор таблиц и полей в них фиксирован и, хотя пользователь может его изменить, вся ответственность за обработку измененных структур ложится на него самого.

Такой подход принят потому, что грамотное проектирование базы данных очень сложная задача. От правильной структуры базы данных зависит слишком много ключевых характеристик готового приложения, таких как: производительность, расширяемость и удобство обработки. Ошибки на этапе проектирования базы данных стоят слишком дорого. Внесение изменений в структуру базы данных, как правило, требует полной переделки (или по меньшей мере ревизии) всех слоев программы, расположенных выше слоя базы данных. Это очень трудоемкий и чреватый ошибками процесс.

Структура реляционной базы данных Акцента проверена временем. В своей основе она не изменялась уже более 3-х лет. База данных сильно нормализована и достаточно удобна для обработки.

Вместе с тем, в структуре базы данных имеется возможность создавать (в том числе и из интерфейса пользователя) произвольные свойства объектов (они называются параметрами), а также свойства, значения которых зависят от даты (они называются фактами). Работа с такими свойствами инкапсулирована в объектной модели и достаточно проста.

Формат данных

Акцент построен таким образом, что все общение с базой данных всегда выполняется с использованием языка SQL. Этот язык на сегодняшний день является фактическим стандартом отрасли и приемлемой альтернативы ему пока нет. Кроме того, практически все ведущие СУБД в той или иной мере поддерживают SQL, а для многих из них он является «родным» и единственным способом обработки данных. Такой подход позволил нам «переложить» проблемы непосредственной обработки данных на разработчиков СУБД (они это делают достаточно хорошо) и сосредоточиться на прикладной области.

Что касается формата данных, то здесь выбор гораздо больше.

В настольных версиях Акцента используется формат базы данных Microsoft Jet, используемый также в популярной СУБД Microsoft Access. Отличительной особенностью СУБД Microsoft Jet является высокое быстродействие, надежность, и что немаловажно, достаточно хорошая поддержка SQL.

Для упрощения архитектуры системы, программные компоненты работы с СУБД вынесены в отдельный слой программы. Это позволяет практически незаметно для пользователя изменять ядро базы данных и добиться высокой масштабируемости системы.

Заметим, что программный слой работы с СУБД работает по разному в настольных и клиент-серверных версиях Акцент. На рисунке ниже приведена архитектура настольной версии.

Слой бизнес-логики расположен выше слоя связи с СУБД. Это означает, что основные действия, связанные с поддержанием логической целостности базы данных, выполняются на клиентском компьютере. Такая архитектура полностью соответствует подходу «файл-сервер».

На рисунке ниже приведена архитектура клиент-серверной версии Акцента.

В этом случае, Акцент реализует собой классическую технологию «клиент-сервер». Все действия по обработке бизнес-процессов полностью сосредоточены на стороне сервера. Отметим еще одну важную особенность клиент-серверных версий Акцента. Все запросы к базе данных со стороны приложения представляют собой только вызовы хранимых процедур сервера. Таким образом достигается полная независимость приложения не только от типа сервера, но и от конкретной структуры базы данных. Все что должен делать сервер – это выполнять хранимые процедуры и возвращать наборы записей в нужном формате.

Хотя Акцент и не зависит от сервера баз данных, в поставку включены скрипты только для Microsoft® SQL Server® 7.0/2000. Кроме того, существует вариант поставки Акцент с включенной в его состав Runtime версией Microsoft® SQL Server® 7.0/2000, что значительно снижает стоимость всей системы.

Аналитический учет

История развития программного обеспечения для учета непрерывно связана с совершенствованием в них аналитического учета. Именно развитый аналитический учет и стал тем, что привело к бурному расцвету электронных технологий обработки информации. Какие же способы построения аналитического учета сейчас наиболее распространены ?

Аналитика, как свойство счета

В любом учебнике по учету или нормативной документации, регламентирующей ведение бухгалтерского учета, можно найти термин «Аналитический счет». Это означает, что учет информации в журналах ордерах и ведомостях такого счета будет вестись в более подробном виде. Например, по счету 631 ведется учет взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками, т.е. указывается кому платили и от кого получали продукцию. По счету 281 ведется складской учет, т.е. учитывается в количественном отношении движение товара. И так далее.

В бумажном учете это была отличная схема, четко работавшая, и разработчики программ, не думая долго, перенесли ее в компьютерный учет.

Выглядит это примерно так :

1. В плане счетов для каждого счета есть свойство, определяющее его, как аналитический
2. После того, как пользователь включает это свойство, ему необходимо указать виды аналитических признаков, которые будут использоваться. В зависимости от программы, набор таких видов может быть ограничен или не ограничен.
3. При вводе информации, связанной с таким счетом, программа автоматически затребует информацию, связанную с аналитическим учетом.

Все вроде как просто и понятно. Но, как и у любого другого решения, у этого тоже имеются свои преимущества и недостатки:

Преимущества

1. Легко сделать ввод аналитической информации обязательным. Хотя, честно говоря, не понятно, зачем пользователя считать глупым. Каждый бухгалтер в состоянии сам контролировать свои действия и определять необходимость ввода дополнительной информации.
2. Легко хранить промежуточные результаты. Ограниченный и предопределенный заранее вид аналитики предполагает возможность заранее рассчитывать данные и хранить их в базе данных (обычно это называется «регистрами учета»), а при построении отчетов, доставать оттуда уже готовые цифры, что заметно ускоряет процесс формирования отчетов.
3. Легко предопределить возможные варианты аналитических отчетов. С другой стороны, разработчики, традиционно повторяющие правила бумажного учета в компьютерном учете, дублируют его полностью, в том числе, перенося туда и полный набор отчетов.

Недостатки

1. Ограниченность возможных направлений аналитики. Чем больше аналитических направлений, тем больше информации для каждого счета в проводке потребуется вводить. Если же такой ввод обязателен, то работа превращается в «каторгу». Поэтому, понятно стремление учитывать на счете только необходимый минимум аналитических признаков.
2. Сложность при построении пользовательских отчетов, то есть отчетов, не предусмотренных разработчиком программ. Это связано с тем, что может потребоваться отчет по той аналитике, которая не учитывалась на счете вообще или учитывалась на корреспондирующих счетах.
3. Разделив аналитическую информацию по счетам, не всегда удобно затем «собирать» ее в сводные отчеты. Например, одно и то же наименование предмета может одновременно учитываться на разных счетах и, соответственно, являться элементами разных аналитических направлений. Посчитать сколько всего предметов этого наименования есть на предприятии уже будет нелегко.

Остается добавить, что способы реализации аналитического учета на счетах тоже бывают разные. Как уже было отмечено, это могут быть просто ссылки на справочники с перечнем аналитических объектов (корреспондентов, товара и пр.). Иногда субсчета основных счетов выполняют роль хранилища аналитической информации, т.е., например, счет 631 – расчеты с поставщиками и подрядчиками, а его субсчета – это уже конкретные корреспонденты. В этом случае, в проводке указывается не только счет, но и его субсчет.

Не новость, что наиболее востребованными в части компьютерного учета, были программы для торговли, где возможность расширенного аналитического учета ценилась значительно выше бухгалтерского.

Описанная выше схема аналитического учета становилось камнем преткновения в использовании бухгалтерских программ для товарного учета. И для него разрабатывалась отдельная программа.

Но время на месте не стоит, и появились новые способы аналитического учета.

Аналитика, как свойство проводки

Если внимательно посмотреть классическое определение аналитических признаков, то окажется, что предназначены они для того, чтобы предоставить более подробную информацию о проводке. То есть, подчеркнем –информации не по счету, а информации о проводке. Счета же проводки – это такие же ее свойства, как и аналитика.

И действительно, с точки зрения, например, кладовщика, все равно, по каким счетам пройдет списание товара. Для него важным является то, сколько, какого товара и кому будет отгружено. С точки зрения директора все равно, каким способом отразится платеж в бухгалтерском учете. Ему важно кому, сколько и за что было заплачено.

Короче говоря, получается, что аналитическая информация нужна всем. Чтобы при этом учесть и интересы бухгалтера можно предложить следующую схему аналитического учета.

1. Факты хозяйственной деятельности предприятия описываются в виде хозяйственных операций, состоящих из проводок. Проводка является минимальным кирпичиком информации.
2. Каждая проводка описывается набором аналитических признаков. Количество направлений может быть неограниченным, ввод аналитики не обязательным.
3. Бухгалтерские счета используются в качестве учетных регистров, что полностью соответствует их предназначению. Двойная бухгалтерская запись, т.е. когда обязательно указывается счет на котором «минусуется» (кредитуется) информация и на который «плюсуется» (дебетуется) информация, позволяет контролировать правильность регистрации информации.

Если представить такое построение аналитического учета визуально, то получится многомерная матрица, состоящая из пересечения аналитических признаков и бухгалтерских счетов. Соответственно, такая модель легко «укладывается» в термины современных БД.

Преимущества

1. Количество аналитических направлений ничем не ограничено.
2. Абсолютно произвольные выборки информации. При том, что не нужно предварительно интересоваться о наличии аналитики. Если она есть, то она будет в отчете. Причем, что интересно, практически все отчеты будут строиться одинаково.
3. Процесс построения отчета сводится, как правило, к формированию запроса вида «Покажи мне то-то и то-то для таких то и таких условий, сгруппировав информацию таким и таким способами». Такой запрос в программировании может быть написан на SQL, для пользователя можно организовать соответствующий диалог. Важно то, что запрос пользователя и непосредственный запрос к базе данных практически ничем не отличаются.
4. Одни и те же группы аналитических признаков могут использоваться в проводках совместно с разными счетами, что значительно упрощает работу по построению сводных отчетов.

1. Бухгалтер может не указать аналитический признак там, где требуется. Несмотря на то, что это не фатальная ошибка, все равно укажем эту возможность как недостаток.
2. Невозможно хранить промежуточные остатки, поскольку вид аналитики для счета не определен. Обрабатывать приходится весь объем информации.

Система аналитического учета такого вида реализована в нескольких программах для ведения учета. Одна из таких программ Акцент.

Аналитическая информация, которая может быть связана с проводкой, представлена тремя видами:

• Корреспонденты - это физические и юридические лица, с которыми осуществляется хозяйственная деятельность.
• Объекты учета - это денежные и материальные объекты, которые участвуют в хозяйственной операции.
• Разное - это произвольный набор аналитических признаков, который можно использовать по собственному усмотрению.

Каждый из видов аналитики имеет древовидную организацию. Элементы можно объединять в группы (папки), которые могут быть вложенными друг в друга. Максимальный уровень вложенности восемь.

Для групп и элементов групп можно создавать ярлыки, т.е. количество вариантов группировки элементов может быть произвольным.

Особое внимание хочется уделить аналитическим признакам, созданным в разделе «Разное». Пользователь самостоятельно может определить виды аналитики и атрибуты, которые ему необходимо видеть в элементах аналитики этого типа. Кроме того, при создании нового вида аналитики в «Разном», можно сослаться на стандартные аналитические признаки (корреспонденты или объекты учета). Таким образом, можно в одной проводке использовать несколько корреспондентов или объектов учета.

Масштабируемость

Для всех информационных систем рано или поздно возникает проблема роста пользователя над возможностями системы. И эти проблемы связаны скорее не с увеличением количества сотрудников предприятия, а с качественными изменениями внутри него:

• Успешное внедрение информационной системы для решения определенного круга задач, подталкивает к расширению этого круга.
• Уход рутинной работы на второй план, выдвигает проблемы экономического характера: повышения прибыли за счет оптимизации затрат, законной минимизации налоговых отчислений.
• Расширение сферы деятельности предприятия приводит к росту требований к информационной системы.

Если же информационная система не удовлетворяет возрастающим требованиям пользователя, или пользователь начинает понимать, что она решает лишь малую часть его задач, ему приходится либо покупать новые программы для решения новых задач, либо внедрять совершенно новую систему. И первый и второй вариант имеют большие недостатки :

• Работа с несколькими разнородными системами порождает трудности с объединением данных для анализа.
• Внедрение новых систем требует переучивания пользователей и порождает проблемы переноса информации из старой системы в новую.
• Любое приобретение программных продуктов требует вложения средств.

Количество программных систем, которые допускают «мягкий» переход от простого к сложному, очень ограничено и Акцент относится к таким системам.

Мы предлагаем три варианта поставки программы и каждый из этих вариантов отвечает требованиям, соответствующим описанным выше. Причем:

• все варианты работают в общем информационном поле и переход от более «слабой» к более «сильной» системе не приводит к потере уже набранной информации;
• все варианты имеют идентичный пользовательский интерфейс, что сводит на нет проблемы переучивания персонала и «привыкания» к новой системе;
• средства расширения Акцент позволяют решать задачи, связанные с созданием специализированных приложений для конкретного производства силами персонала, осуществляющим внедрение/поддержку;
• открытые интерфейсы на уровне базы данных и на уровне программных объектов позволяют легко интегрировать Акцент с решениями других поставщиков.

Интерфейс пользователя

Интерфейс пользователя Акцент разработан с учетом современных требований к программам, работающим в среде Windows и очень похож на привычные всем приложения Microsoft Office.

Одной из интересных особенностей, отличающих Акцент практически от всех других программ для автоматизации бизнеса, является отход от парадигмы Меню – Действие - Объект. Мы используем гораздо более понятную в графической среде парадигму Объект-Возможные действия. Другими словами, сначала пользователь выбирает на экране нужный объект, а система показывает, какие действия можно выполнить над этим объектом. Именно поэтому в Акценте нет «многоэтажных» меню и длинных списков действий. По отзывам большинства пользователей интерфейс системы очень прост, интуитивно понятен и требует минимума времени на освоение.

Интерфейс пользователя основного рабочего окна программы приведен на рисунке выше.

Еще одно отличие от других программ автоматизации бухгалтерского учета - интерфейс всегда выглядит одинаково. Он не изменяется от настройки к настройке. Такой подход позволяет резко сократить затраты на обучение при развитии системы.

Акцент полностью поддерживает технологию прямого визуального ввода информации. Пользователь видит на экране привычную бумажную форму документа, вводит в нее информацию и печатает ее на принтере. Во всех режимах работы Акцент поддерживает полное соответствие экранной формы и ее печатного представления.

Такой подход позволяет снизить затраты на обучение, предоставить пользователю интуитивно понятные способы работы и, в конечном счете, снизить количество ошибок при вводе. Однако, прямой ввод в документ не исключает других способов ввода информации. Можно, например, создать диалог для быстрого ввода нескольких документов или формировать документы полностью автоматически (программно).

Инструментальные средства

В качестве встроенного объектно-ориентированного языка в программах семейства Акцент используется стандартный язык программирования Visual Basic™ Scripting Edition (VBScript™) корпорации Microsoft®. Решение встроить в систему стандартный язык, а не разрабатывать собственный, было вызвано несколькими причинами:

• В настоящей объектно-ориентированной системе язык программирования играет вспомогательную роль. Он используется не для написания алгоритмов, а для «склейки» различных объектов между собой.
• Одним из основных требований к встроенному языку является способность «прозрачной» работы с внешними приложениями, то есть нужен механизм создания и управления внешними объектами.
• Современный уровень развития вычислительной техники и развитие технологий разработки трансляторов практически стерли грань между «настоящими» и скриптовыми языками. Технология «компиляции по требованию» (Just In Time) практически свела на нет разницу в производительности. Кроме того, если язык используется только для управления объектами, то его быстродействие не критично.
• И последнее, но пожалуй самое главное. Использование стандартного языка программирования, к тому же распространяемого признанным лидером индустрии – корпорацией Microsoft®, позволяет существенно снизить затраты на разработку, обучение, поддержку и сопровождение.

Язык VBScript™ встроен в Акцент на самом нижнем уровне. Он полностью интегрирован в среду разработки Акцент и поддерживает все встроенные объекты системы.

Поскольку сам VBScript™ является языком общего назначения, в нем не предусмотрены функции и объекты, связанные с автоматизацией бизнеса (тем более в Украине). Однако язык можно расширять, и мы этим воспользовались.

Расширения языка включают несколько сотен объектов и встроенных функций, работающих в среде Акцент 6.0.

Объектная технология

Программы семейства Акцент являются объектно-ориентированными и полностью поддерживают технологию COM корпорации Microsoft®. Технология COM на сегодняшний день является наиболее развитой и ,пожалуй, самой мощной объектной технологией в отрасли.

Акцент использует COM на всех уровнях. Все объекты, которые имеются в Акценте являются «настоящими» COM-объектами. Такой подход позволил гладко объединить VBScript, как объектно-ориентированный язык, использующий COM с внутренними объектами, ориентированными на конкретные прикладные области.

Еще одно преимущество. Поскольку сам Акцент является COM-ориентированным и в него встроен COM-ориентированный язык программирования, то взаимодействие с другими приложениями, поддерживающими COM/OLE, выполняется практически без затрат. Вы просто создаете нужный объект, устанавливаете его свойства и вызываете методы. Отметим, что практически все популярные приложения, работающие в среде Windows® являются COM-ориентированными.

Среда разработки

В приложения Акцент встроена полнофункциональная и мощная интегрированная среда разработки, включающая менеджер проектов, конструкторы форм документов, диалоговых окон, электронных таблиц и программных модулей.

Программа снабжена подробной электронной справочной системой (см. рисунок) по языку VBScript и всем встроенным объектам, их свойствам, методам и событиям.

Кроме электронной справочной системы, в комплект поставки программы входят печатные руководства по языку VBScript и инструментальным средствам системы.

Существенную помощь программисту окажет специальное окно «Список объектов» (см. рисунок), в котором перечислены все встроенные объекты системы, их свойства, методы и события. Кроме того, в этом окне приведен синтаксис вызовов и краткая подсказка. При необходимости, одним щелчком мыши можно получить развернутую справку о выбранном объекте, свойстве, методе или событии.

При работе с визуальными конструкторами форм и диалогов свойства объектов устанавливаются визуально в окне «Свойства» (см. рисунок). В этом же окне можно получить краткую справку о выбранном свойстве в виде всплывающей подсказки, а нажав клавишу F1 сразу перейти к нужному разделу электронной справочной системы.

Редактор модулей системы (см. рисунок) поддерживает цветную подсветку синтаксических конструкций языка, что позволяет значительно сократить количество ошибок при наборе текстов программ.

В верхней части редактора модулей выводится два списка. В первом из них перечислены все элементы управления, которые имеются на форме или в диалоге, а во втором перечислены все события, поддерживаемые этим элементом управления. При выборе события в списке, в текст программы автоматически вставляется заготовка подпрограммы обработки этого события.

Формы

Формы в программах Акцент используются для ввода и печати первичных документов. Основной особенностью форм является полное визуальное соответствие экранного изображения и результата печати на принтере.

Помимо этого, формы поддерживают прямой ввод в документ. Другими словами, пользователь просто заполняет нужные поля и печатает документ. Все необходимые действия программа выполняет автоматически.

Пример формы в режиме конструктора показан на рисунке ниже.

Форма может быть многостраничной, то есть включать в себя несколько различных документов, которые логически связаны между собой.

На странице формы располагаются элементы управления. Имеется полный набор необходимых элементов, таких как метки, кнопки, флажки, списки и т.д. Поддерживается разнообразное форматирование, цветовое выделение, шрифтовое оформление.

Очень полезным элементом управления является таблица с прокруткой. Использование этой таблицы дает возможность печати многостраничных документов, имеющих шапку, подбой и спецификацию.

Объектная модель форм аналогична используемой практически всеми современными средами быстрой разработки приложений. Сама форма и элементы управления на ней генерируют события, которые обрабатываются связанной с формой программой на VBScript™.

С точки зрения программиста, конструктор форм обладает всеми возможностями современных средств разработки.

Диалоги

Диалоги в программных продуктах семейства Акцент представляют собой аналог классических диалоговых окон Windows®. Они могут использоваться в любых ситуациях, где необходимо обеспечить взаимодействие с пользователем.

Пример диалога в режиме конструктора приведен на рисунке ниже.

В общем случае диалоги очень похожи на формы, но поскольку они не предназначены для печати, набор элементов управления в них другой. В частности, в диалоге имеется очень популярный элемент управления Закладки.

В диалогах поддерживаются практически все популярные элементы управления Windows®, такие как кнопки, флажки, переключатели, метки, поля редактирования, списки различного вида, иерархические списки (деревья), индикаторы прогресса и т.д.

В диалогах Акцент имеется нестандартный элемент управления - Таблица. Таблица полностью программируется, что позволяет с небольшими затратами строить достаточно удобные интерфейсы пользователя.

Объектная модель диалогов аналогична используемой в формах. Сам диалог и расположенные на нем элементы управления, генерируют события, которые обрабатываются связанной с диалогом программой на VBScript™.

Электронные таблицы

Электронные таблицы в программах семейства Акцент используются для вывода и печати различных отчетов.

Электронные таблицы Акцент очень похожи на таблицы Microsoft Excel, хотя и значительно проще.

Пример таблицы приведен на рисунке ниже.

Как и прочие элементы системы, электронная таблица является полностью программируемым объектом. С таблицей связан модуль на VBScript, который содержит обработчики событий. Сами события генерируются самой таблицей, кнопками панели управления и т.д.